Refurbished devices: kostenbesparing en duurzame bedrijfsvoering

Wat doe je als een defecte scanner direct moet worden vervangen, maar het vertrouwde model nergens meer verkrijgbaar is? Voor veel logistieke bedrijven is dat geen theoretisch probleem. Chiptekorten, hogere prijzen en het verdwijnen van oudere modellen maken de overstap naar nieuwe hardware steeds kostbaarder. Refurbished handterminals, barcodescanners en robuuste tablets bieden een alternatief: doorwerken met apparatuur die medewerkers al kennen en die aansluit op de gebruikte software en infrastructuur. Wouter Turpijn, customer solutions architect bij Reverse IT, legt uit hoe deze keuze de continuïteit ondersteunt en welke afwegingen daarbij nodig zijn.

Mobiele apparaten in warehouses gaan doorgaans jarenlang mee. Toch stoppen fabrikanten na verloop van tijd met de productie en ondersteuning van een model. Wie zijn device-vloot wil uitbreiden of een defect exemplaar moet vervangen, krijgt dan al snel het advies om volledig over te stappen op het nieuwste model.

Reverse IT koopt gebruikte zakelijke hardware terug van organisaties die wel vernieuwen. Deze apparaten worden opgeknapt en beschikbaar gesteld aan bedrijven die hun bestaande vloot langer willen gebruiken. "De software werkt erop, alle accessoires zijn aanwezig en de medewerkers zijn ermee vertrouwd. Vaak zijn zij daar erg blij mee. "Nieuwe laders, aanpassingen aan de infrastructuur en uitgebreide tests met bedrijfsapplicaties zijn daardoor niet nodig", legt Turpijn uit. "Daarnaast leidt hergebruik tot minder elektronisch afval en draagt het bij aan een circulaire en duurzamere bedrijfsvoering."

Grondige controle

Refurbished is iets anders dan tweedehands. Binnen de Certified Selection van Reverse IT wordt ieder device gereinigd, technisch gecontroleerd en op functionaliteit getest. Defecte onderdelen worden waar nodig vervangen, oude gegevens worden gewist en het apparaat krijgt een stabiele software-installatie.

Ook de accu verdient aandacht. Reverse IT beschikt over software waarmee de conditie en geschatte resterende levensduur kunnen worden uitgelezen. "Zo kunnen we bepalen hoeveel nieuwe accu's een organisatie werkelijk nodig heeft", vertelt Turpijn. Ook vervangende batterijen voor oudere modellen zijn mogelijk.

Elk Certified Selection-device heeft 180 dagen standaardgarantie, met een uitbreidingsmogelijkheid tot maximaal drie jaar. Technische ondersteuning, reparaties, Mobile Device Management en lifecyclemanagement kunnen de inzetduur nog meer verlengen.

Verborgen besparing

Refurbished hardware kan volgens Reverse IT tot zestig procent goedkoper zijn dan nieuwe apparatuur. De werkelijke besparing reikt verder. Een bedrijf kan bestaande laders en accessoires blijven gebruiken, terwijl software-images en applicaties niet opnieuw hoeven te worden aangepast en getest. Bovendien kan de device-vloot stapsgewijs worden vernieuwd, zodat niet alle investeringen op hetzelfde moment plaatsvinden.

De rekensom draait daarom om de totale gebruikskosten. Een goedkoop apparaat dat vaker uitvalt, beperkt wordt ondersteund of aanpassingen vraagt, kan onderaan de streep juist duurder zijn. Dat geldt volgens Turpijn vooral voor sommige B-merken. Hij wijst op mogelijke beperkingen rond certificering, compatibiliteit, onderdelen en softwareondersteuning. "Goedkoop is duurkoop is in deze industrie heel toepasselijk", stelt hij.

Veilige ondergrens

Aan langer doorwerken met refurbished apparatuur zit wel een grens. Oudere Android-versies ontvangen uiteindelijk geen beveiligingsupdates meer. Organisaties met strenge eisen aan informatiebeveiliging moeten daarom vooraf vaststellen hoelang een model nog wordt ondersteund. "Het hangt ervan af hoe ver je teruggaat en wat je nu gebruikt", benadrukt Turpijn. Soms is een voorlaatste model voldoende, in andere situaties is nieuwe hardware de verstandigste keuze.

Reverse IT is recent overgenomen door TRG Solutions.