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Digitale Medien, vertrauliche Archive, sensible Produkte (wie bestimmte Textilien oder medizinische Materialien) ... vertrauliche Daten gibt es in vielen Formen. Sie haben eines gemeinsam: Wenn sie nicht ordnungsgemäß gesammelt und vernichtet werden, kann dies schwerwiegende Folgen haben, von Datenlecks über Rufschädigung bis hin zu rechtlichen Sanktionen. Immer mehr Unternehmen überdenken daher ihren Umgang mit vertraulichen Abfällen. Renewi bietet spezielle Lösungen, die Sicherheit, Compliance und Kreislaufwirtschaft miteinander verbinden. Wie dieser Prozess konkret aussieht, erklärt Steven Neels.
Flämische Unternehmen verarbeiten täglich große Mengen an sensiblen Informationen. Trotz fortschreitender Digitalisierung zirkulieren vertrauliche Daten auch heute noch erstaunlich oft physisch. Digitale Datenträger spielen dabei eine wichtige Rolle, aber auch persönliche Daten, Verträge und medizinische Unterlagen werden nach wie vor massenhaft auf Papier festgehalten. Darüber hinaus gibt es zahlreiche Produkte - wie Textilien und medizinische Materialien -, die aus verschiedenen Gründen sicher vernichtet werden müssen.
Und diese vertraulichen Daten bergen ein oft unterschätztes Risiko. “Datensicherheit ist nicht länger ein nachträglicher Gedanke”, sagt Steven Neels, Standortleiter bei Renewi in Lokeren. “Ein kleiner Fehler kann große Folgen haben.”
Diese Realität ist je nach Sektor sehr unterschiedlich. “Einrichtungen des Gesundheitswesens, Behörden und Rechtsdienste sind nach wie vor stark auf Papier angewiesen”, sagt Neels. “Darüber hinaus gibt es noch Archive und ältere Datenträger, die sicher vernichtet werden müssen. Gerade deshalb sei es für Unternehmen entscheidend, ihre Prozesse regelmäßig neu zu bewerten: ”Vertraulicher Abfall verschwindet nicht von selbst. Was heute korrekt aufbewahrt wird, kann morgen schon ein Risiko darstellen.“
Allen diesen Strömen gemeinsam ist die Notwendigkeit absoluter Sicherheit, nicht nur bei der Vernichtung selbst, sondern während des gesamten Prozesses. Bei Renewi beginnt dies bereits bei der Abholung. “Die Kunden erhalten versiegelte Behälter, eine Art ‘Briefkasten’, in denen Dokumente und Produkte sicher deponiert werden. Diese Behälter werden verschlossen abgeholt und bleiben auch verschlossen, bis sie bei uns bearbeitet werden”, erklärt Steven Neels. “Wir verwalten die Schlüssel. Das ist wichtig, um das Vertrauen der Kunden zu gewährleisten.”
Nach ihrer Ankunft auf dem Renewi-Gelände in Lokeren werden die Container nicht sofort vernichtet. Sie bleiben zunächst für eine kurze Zeit in einem geschlossenen Lager. “Wenn ein Kunde plötzlich feststellt, dass sich darin ein Dokument befindet, das er noch braucht, können wir es in dieser Zeit bergen”, erklärt Neels. Erst dann beginnt der Vernichtungsprozess, der in einer geschlossenen Halle stattfindet. Zuerst wird das Nicht-Papier-Material entfernt, danach wird alles geschreddert. Andere vertrauliche Güter werden je nach ihrer Art richtig behandelt.
Die Verarbeitung vertraulicher Abfälle findet in Lokeren in einer streng definierten Umgebung statt. Diese Anlage verarbeitet vertrauliche Ströme aus ganz Flandern mit einem spezialisierten Team von etwa 10 Mitarbeitern, von denen ein separater Kern ausschließlich mit vertraulichem Material arbeitet. “Der Zugang zu diesem speziellen Bereich wird streng kontrolliert”, erklärt der Standortleiter. “Die Mitarbeiter werden überprüft und Besucher unterschreiben immer eine Erklärung. Rückverfolgbarkeit ist hier keine Formalität, sondern eine Grundvoraussetzung.”
Außerdem erhalten die Kunden monatlich einen Vernichtungsnachweis, der Daten, Mengen und die Bestätigung enthält, dass alles vorschriftsmäßig durchgeführt wurde. “Dieses Zertifikat ist wichtig. Es bietet den Unternehmen nicht nur Gewissheit, sondern auch einen greifbaren Beweis für Audits oder Kontrollen.”
Was Renewi auszeichnet, ist die Kombination aus Datensicherheit und Kreislaufwirtschaft. Nach der Vernichtung wird das Papier oder Produkt recycelt und als Rohstoff wiederverwendet. “Sicherheit und Nachhaltigkeit schließen sich nicht gegenseitig aus”, sagt Steven Neels. “Ganz im Gegenteil. Was recycelt werden kann, wird auch effektiv wiederverwendet. Selbst bei Nicht-Papier-Materialien werden maximale Anstrengungen zur Wiederverwertung unternommen.”
Dieser Ansatz erfordert Investitionen, aber Renewi sagt, dass sie notwendig sind. “Wir stellen fest, dass sich die Unternehmen ihrer Verantwortung bewusst werden, nicht nur gegenüber ihren Kunden, sondern auch gegenüber der Gesellschaft”.”
Den Unternehmen mangelt es oft nicht an gutem Willen, sondern eher an dem Verständnis dafür, was genau mit vertraulichen Abfällen geschieht. “Wir bekommen regelmäßig Besuch von Kunden, die sehen wollen, wie der Prozess funktioniert. Dann merkt man, dass das Bewusstsein wächst. Viele Unternehmen sind sich nicht bewusst, wie groß die Auswirkungen eines unbedachten Vorgehens sein können.”
Diese Sensibilisierung wird immer wichtiger werden, vor allem jetzt, wo die Datensicherheit einen immer höheren Stellenwert einnimmt. Steven Neels fasst zusammen: “Die vertrauliche Vernichtung ist keine Kostenfrage, sondern eine Investition in den Schutz, in das Vertrauen und in die Zukunft Ihres Unternehmens.”
