Naar een slimme en efficiënte personeelsplanning in warehouses met ORTEC Workforce for Warehousing

In de logistieke sector is efficiëntie geen luxe, maar pure noodzaak. Zeker in warehouses, waar personeelstekort, piekbelasting en lastminute wijzigingen aan de orde van de dag zijn. Toch blijft personeelsplanning in veel warehouses verrassend handmatig en gefragmenteerd. Daar brengt ORTEC verandering in met ORTEC Workforce for Warehousing, een innovatieve, web-based oplossing. “Je haalt meer uit je mensen, terwijl je tegelijk de werkingskosten drukt en de flexibiliteit op de werkvloer verhoogt,” zegt Jeroen Vangrunderbeeck, Industry Leader Workforce bij ORTEC.

De uitdagingen in warehouseplanning zijn niet mals: een wisselende vraag, ad-hoc veranderingen en afdelingen die vaak in hun eigen silo opereren. “Een afdeling kan op personeel zitten te wachten, terwijl een andere net mensen over heeft,” legt Jeroen Vangrunderbeeck uit. “ORTEC maakt het mogelijk om die capaciteit over afdelingen heen slim te verdelen – volledig geautomatiseerd.”

Dankzij een geavanceerd optimalisatie-algoritme wordt een dienstrooster gegenereerd voor grote groepen werknemers tegelijkertijd, verspreid over meerdere teams en afdelingen en voor een volledige site. Dat maakt het mogelijk om eerst je vaste krachten optimaal in te zetten, en pas daarna uitzendkrachten aan te trekken. “Zo voorkom je onnodige kosten én overbelasting van je medewerkers.”

Deze gecentraliseerde aanpak biedt niet alleen rust in de planning, maar creëert ook ruimte om strategischer te werken. In plaats van brandjes blussen, kunnen planners focussen op het continu verbeteren van processen.

Taakplanning op het juiste moment

ORTEC biedt niet alleen inzicht op diensten­niveau, maar zoomt ook in op taakniveau. Het systeem analyseert de verwachte werklast en detecteert proactief tekorten of overschotten. Daardoor kun je als planner de capaciteit nog bijsturen vóór de taken daadwerkelijk worden toegewezen. “Je hoeft de taakverdeling niet meer handmatig te doen, wat enorm veel tijd en fouten scheelt,” aldus Vangrunderbeeck. “En je kan tot het laatste moment wachten met plannen, op basis van de meest actuele data.”

Deze just-in-time benadering voorkomt dat planningen verouderd zijn nog vóór de werkdag begint. Bovendien zorgt het voor een betere match tussen taak en medewerker, wat de efficiëntie én tevredenheid bij het personeel verhoogt.

Naadloze samenwerking met uitzendbureaus

In veel warehouses is de inzet van uitzend­krachten noodzakelijk. ORTEC faciliteert die samenwerking met een ingebouwd platform waar uitzendbureaus hun pool kunnen beheren. Zowel korte als langdurige contracten worden via het platform gecoördineerd. “Je selecteert eenvoudig de juiste uitzendkracht op basis van de vereisten, en je houdt alles binnen één systeem,” zegt Vangrunderbeeck. “Dat maakt ad-hoc schakelen én structurele samenwerking veel efficiënter.”

Het platform biedt ook transparantie: planners hebben zicht op de beschikbaarheid van uitzendkrachten én op de voorwaarden van de samenwerking. “En dat allemaal zonder eindeloos mailverkeer of Excel-bestanden,” voegt hij toe.

Concrete resultaten, tastbare impact

De voordelen van ORTEC zijn duidelijk en meetbaar. Jeroen Vangrunderbeeck: “Bedrijven die onze oplossing implementeren, rapporteren onder andere de volgende indrukwekkende cijfers: vijf procent hogere productiviteit dankzij betere planning en taaktoewijzing, tien procent minder overuren door de juiste match tussen werklast en beschikbare capaciteit, drie procent lagere arbeidskosten door het centraliseren en efficiënter inzetten van eigen personeel en maar liefst tachtig procent tijdswinst bij het maken van roosters, met dank aan geautomatiseerde processen. Het effect is dus enorm, zeker wanneer je overstapt van een gedecentraliseerde naar een gecentraliseerde planning, Minder planners, minder handwerk, en dus meer grip.”

Toonaangevende praktijkcases

Grote spelers zoals Katoen Natie, Nike, Colruyt Group en DSV zijn al overtuigd. Niet alleen om kosten te besparen, maar ook om veerkrachtiger te worden in een sector die steeds sneller moet schakelen. ORTEC geeft managers meer controle, medewerkers meer tevredenheid en bedrijven een duidelijke voorsprong.

“Flexibiliteit, inzicht en efficiëntie – dat is waar het vandaag om draait,” besluit Vangrunderbeeck. “Wie nu investeert in slimme planning, is beter gewapend voor de toekomst.”