warehouselogistiek.eu
nl
Hét platform voor interne & externe logistiek, supply chain en automatisering
Digitale dragers, vertrouwelijke archieven, gevoelige producten (zoals bepaald textiel of medische materialen) … vertrouwelijke gegevens komen in vele vormen voor. Eén ding hebben ze gemeen: als ze niet correct worden ingezameld en vernietigd, kunnen de gevolgen groot zijn, van datalekken en reputatieschade tot juridische sancties. Steeds meer bedrijven herbekijken daarom hun aanpak van vertrouwelijk afval. Renewi biedt gespecialiseerde oplossingen die veiligheid, compliance en circulariteit combineren. Hoe dat proces er concreet uitziet, licht Steven Neels toe.
Vlaamse bedrijven verwerken elke dag grote hoeveelheden gevoelige informatie. Ondanks de voortschrijdende digitalisering blijven vertrouwelijke data ook vandaag nog opvallend vaak fysiek circuleren. Digitale dragers spelen daarbij een belangrijke rol, maar ook persoonlijke gegevens, contracten en medische dossiers blijven massaal op papier aanwezig. Daarbovenop komen tal van producten – zoals textiel en medische materialen – die om uiteenlopende redenen op een veilige manier moeten worden vernietigd.
En deze vertrouwelijke gegevens brengen een vaak onderschat risico met zich mee. “Dataveiligheid is geen bijzaak meer”, zegt Steven Neels, site manager bij Renewi in Lokeren. “Een kleine fout kan grote gevolgen hebben.”
Die realiteit verschilt sterk per sector. “Zorginstellingen, overheids- en juridische diensten blijven sterk afhankelijk van papier,” zegt Neels. “Daarnaast blijven ook archieven en oudere informatiedragers bestaan die veilig vernietigd moeten worden.” Net daarom is het volgens hem cruciaal dat bedrijven hun processen regelmatig herevalueren: “Vertrouwelijk afval verdwijnt niet vanzelf. Wat vandaag correct is opgeslagen, kan morgen een risico vormen.”
Wat al die stromen gemeen hebben, is de nood aan absolute zekerheid, niet alleen bij de vernietiging zelf, maar tijdens het hele traject. Bij Renewi begint dat al bij de inzameling. “Klanten krijgen afgesloten containers, als een soort ‘brievenbus’, waarin documenten en producten veilig gedeponeerd worden. Die containers worden gesloten opgehaald en blijven ook gesloten tot ze bij ons verwerkt worden”, legt Steven Neels uit. “Wij beheren de sleutels. Dat is essentieel om het vertrouwen van klanten te garanderen.”
Eenmaal aangekomen bij de Renewi-vestiging in Lokeren, worden de containers niet meteen vernietigd. Ze blijven eerst nog korte tijd gesloten opgeslagen. “Mocht een klant plots beseffen dat er een document in steekt dat hij alsnog nodig heeft, dan kunnen we dat in die periode nog recupereren”, verduidelijkt Neels. Pas daarna start het vernietigingsproces, dat plaatsvindt in een afgesloten hal. Eerst worden de niet-papiermaterialen verwijderd, waarna alles versnipperd wordt. Andere vertrouwelijke goederen worden afhankelijk van hun aard correct verwerkt.
De verwerking van vertrouwelijk afval gebeurt in Lokeren in een strikt afgebakende omgeving. Deze fabriek verwerkt vertrouwelijke stromen uit heel Vlaanderen met een gespecialiseerd team van een tiental medewerkers, waarvan een aparte kern uitsluitend met vertrouwelijk materiaal werkt. “Toegang tot die specifieke zone is sterk gecontroleerd”, geeft de site manager aan. “Medewerkers worden gescreend en bezoekers tekenen altijd een verklaring. Traceerbaarheid is hier geen formaliteit, maar een basisvoorwaarde.”
Klanten ontvangen bovendien maandelijks een vernietigingscertificaat, met daarin onder meer de data, volumes en bevestiging dat alles volgens de regels is verlopen. “Dat certificaat is belangrijk. Het biedt bedrijven niet alleen gemoedsrust, maar ook een tastbaar bewijs richting audits of controles.”
Wat Renewi onderscheidt, is de combinatie van dataveiligheid en circulariteit. Na vernietiging wordt het papier of product gerecycleerd en opnieuw ingezet als grondstof. “Veiligheid en duurzaamheid sluiten elkaar niet uit”, aldus Steven Neels. “Integendeel. Wat kan worden gerecycleerd, wordt ook effectief hergebruikt. Ook voor niet-papiermaterialen wordt maximaal ingezet op recuperatie.”
Die aanpak vraagt investeringen, maar volgens Renewi is ze noodzakelijk. “We merken dat bedrijven steeds bewuster omgaan met hun verantwoordelijkheid, niet alleen naar hun klanten toe, maar ook naar de samenleving.”
Het ontbreekt bedrijven vaak niet aan goede wil, maar wel aan inzicht in wat er precies met vertrouwelijk afval gebeurt. “We krijgen regelmatig klanten op bezoek die eens willen zien hoe het proces verloopt. Dan merk je dat het bewustzijn groeit. Veel bedrijven beseffen niet hoe groot de impact kan zijn van een ondoordachte aanpak.”
Die bewustwording wordt alleen maar belangrijker, zeker nu dataveiligheid steeds hoger op de agenda staat. Steven Neels besluit: “Vertrouwelijke vernietiging is geen kostenpost, maar een investering in bescherming, in vertrouwen en in de toekomst van je organisatie.”
