Een soepele magazijnverhuizing

Hoe verhuis je een volledig operationeel magazijn naar een nieuwe locatie zonder de dagelijkse bedrijfsvoering te verstoren? Sunrise Medical, leverancier van mobiliteitsproducten, stond voor deze uitdagende taak. Vanwege de groei heeft het wereldwijd opererende bedrijf met hulp van SSI SCHÄFER in Nieuwegein een nieuw magazijn ingericht. Met name tijdens de realisatiefase bleek hoe belangrijk een goede voorbereiding, uitgekiende planning en flexibele opstelling is. Terwijl het nieuwe magazijn in nog geen twee maanden werd ingericht met stellingen uit de oude locatie, liep de dagelijkse bedrijfsvoering gewoon door.  Operations Manager EDC bij Sunrise Medical Stanley Meijer: “In een project zoals dit is het cruciaal dat alle betrokkenen als één team opereren.”Het nieuwe magazijn, met een indrukwekkende A+++++ energie status, fungeert als Europees distributiecentrum (EDC). Hier worden scootmobielen, rolstoelen, rollators, zit- en positioneringsartikelen en onderdelen met een lange supply chain verdeeld naar mobiliteitsdealers in Europa. Het EDC speelt ook een cruciale rol om de 5 fabrieken van Sunrise Medical in Europa te bevoorraden met assemblageonderdelen. Daarnaast levert het een sterke ondersteuning aan de Nederlandse markt van Sunrise Medical. “Door deze aanvoer via ons magazijn te bundelen, besparen we aanzienlijk op transport- en voorraadkosten in Europa” vertelt Meijer.

De uitdaging 

Een nieuw magazijn was hard nodig. Het vorige pand, die destijds ook met SSI SCHÄFER stellingen was ingericht, in Nieuwegein was te klein en voldeed niet meer aan de hedendaagse eisen. Vanwege ruimtegebrek was Sunrise Medical zelfs gedwongen om een eindje verderop een tweede magazijn te huren. “Dat was allesbehalve efficiënt”, vertelt Meijer vanuit het nieuwe pand dat hemelsbreed nog geen kilometer verderop ligt. “Hier beschikken we over een modern magazijn met een oppervlakte van 6.789 vierkante meter (5.521 m2 gewone vloeroppervlakte en 1.268m2 mezzanine vloeroppervlakte), meer dan 30 procent dan voorheen. En omdat dit pand 8,5 meter hoog is, kunnen we deze oppervlakte een stuk efficiënter benutten dan in het oude 5,5 meter hoge pand.”

De oplossing

Voor de inrichting van het magazijn heeft Meijer uitgebreid de tijd genomen. Daarbij kreeg hij hulp van collega Marc van Thuijl, verantwoordelijk voor Facility, Safety & Warehouse Improvement bij Sunrise Medical. Bijna twee jaar lang heeft het duo intensief gespard met intralogistiek partner SSI SCHÄFER, en speciaal sales expert Jessica Pronk. Alle opties lagen op tafel, van een conventioneel bredegangenmagazijn tot een volledig geautomatiseerd opslagsysteem. “Ik geloof dat SSI SCHÄFER wel achttien tekeningen heeft uitgewerkt. En zelf hebben we minstens zoveel schetsen gemaakt”, lacht Van Thuijl. Meijer knikt instemmend. “We krijgen maar één keer de kans om een nieuw magazijn te bouwen en willen dat graag goed doen. Jessica Pronk van SSI SCHÄFER, heeft ons daarvoor alle tijd en ruimte gegeven. Met als resultaat een goede basis voor verdere groei en verbetering van de operatie.”

Uitwisselbare frames

Het nieuwe magazijn bestaat uit drie hallen. De eerste hal bestaat grotendeels uit extra diepe PR 600 palletstellingen tot aan het plafond. Hier liggen de zitkussens en andere positioneringsproducten, die worden verzameld met een hoogheffende orderverzameltruck. “De stellingen hebben en diepte van 1,20 meter en staan in enkele rijen, zodat we van twee kanten kunnen picken. Dit voorkomt dat je te veel lucht in je opslag krijgt”, legt Meijer uit. 

De tweede hal met zes docks wordt deels gebruikt voor het laden en lossen van vrachtwagens en containers. Voor de volumineuze producten zoals schootmobielen en rolstoelen staan langs de muur tegenover de docks inrijstellingen. “Die hebben we meegenomen uit het oude magazijn”, vertelt Meijer. “Omdat de oude inrijstellingen net iets te laag waren, hebben we in het nieuwe magazijn de frames van de oude palletstellingen gebruikt. Die zijn vijftig centimeter hoger, waardoor we een extra opslagniveau hebben weten te creëren en 18 procent meer pallets kunnen wegzetten. Dat is één van de voordelen van SSI SCHÄFER: de frames van de inrij- en palletstellingen zijn uitwisselbaar.”

Geen smalle gangen

De derde hal biedt de meeste opslagruimte en is grotendeels ingericht als reachtruckmagazijn. Dat was niet de oorspronkelijke opzet. “Eigenlijk hadden we hier een smallegangenmagazijn willen neerzetten. Daarmee konden we aan de +/- 7.000 palletlocaties komen die nodig waren voor een sluitende businesscase”, vertelt Meijer. “Voor het gebruik van smallegangentrucks zouden er inductielijnen in de vloer moeten worden aangebracht. Naarmate het project vorderde, bleek deze oplossing vanwege bouwkundige omstandigheden niet haalbaar. In nauwe samenwerking met SSI SCHÄFER hebben we ons snel aangepast en een geschikt alternatief gevonden. Uiteindelijk kozen we voor een combinatie van palletstellingen en reachtrucks; een flexibele opzet die aan onze huidige eisen voldoet.”

Met extra maatregelen zijn Sunrise Medical en SSI SCHÄFER erin geslaagd om alsnog voldoende palletlocaties te creëren. “We hebben de entresolvloer uit het oude magazijn meegenomen en weer opgebouwd boven de verpakkingslijnen in hal twee, zodat we daar bovenop extra pallets kunnen neerzetten. Daarnaast hebben we in hal drie langs de muur tegenover het reachtruckmagazijn extra stellingen neergezet voor nog meer palletlocaties. Samen meet SSI SCHÄFER hebben we net zo lang gepuzzeld tot deze logistieke doos helemaal gevuld was”, legt Meijer uit. 

Plannen omzetten in realiteit 

Toen de puzzel eenmaal was gelegd, moest de grootste uitdaging nog komen: de realisatie van de lay-out en de verhuizing naar het nieuwe magazijn. Daarvoor kreeg SSI SCHÄFER slechts twee maanden tijd. Dat Sunrise Medical besloot om de stellingen uit het oude magazijn mee te nemen, maakte het project extra complex. “In die stellingen lagen uiteraard nog pallets, want de operatie moest ongestoord blijven doorgaan. Die pallets moesten we dus eerst verplaatsen naar het nieuwe magazijn, voordat SSI SCHÄFER de stellingen kon demonteren”, vertelt Meijer. 

Strakke planning

Het succes van een project zoals dit staat of valt met een goede voorbereiding. Na ondertekening van het contract met SSI SCHÄFER volgde eerst een kick-off met alle betrokkenen. “Die is ongelooflijk belangrijk geweest. Tijdens een kick-off blijkt hoe iedereen aan de wedstrijd begint. Het is zaak dat alle betrokkenen – zowel van Sunrise Medical als de aannemer als SSI SCHÄFER – als één team opereren en samen ervoor gaan”, zegt Meijer. 

Een tweede succesfactor is een strakke planning. Wanneer zijn de stellingen leeg? Wanneer kunnen ze worden gedemonteerd? En wanneer kunnen ze in het nieuwe magazijn weer worden opgebouwd? “Dat luistert allemaal erg nauw”, stelt Gijs Eggink, die als Project Manager verantwoordelijk was voor de planning – en net als alle andere Project Managers bij SSI SCHÄFER – in het bezit is van het IPMA D-certificaat “Als magazijnontwerper kun je een prachtig project verkopen. Maar als de uitvoering niet volgens plan verloopt, komt de samenwerking onder druk te staan. Zo konden bij het demonteren van sommige stellingen de originele bouten niet zoals verwacht worden losgedraaid. Ze moesten voorzichtig worden doorgeslepen en vervangen door nieuwe. Dat vergde snelle aanpassingen ter plaatse, die het team efficiënt en met veel flexibiliteit wist op te lossen.”

Flexibel montageteam

Een niet te onderschatten succesfactor was de flexibiliteit en inzet van het inhouse montageteam. SSI SCHÄFER beschikt over een ‘eigen’ monteurspool uit Letland die wereldwijd bij allerlei hoogwaardige en hoogstaande projecten worden ingezet. Die monteurs zijn enorm goed getraind, beschikken allemaal over een schat aan ervaring, uitgebreide productkennis, een uitstekende werkethos en goede communicatievaardigheden. “We hebben een uitstekend team gehad met gepassioneerde monteurs die geen moment stilstonden. Ik heb de voorman zelfs de sleutel van het pand gegeven. Dat bewijst hoeveel vertrouwen we in het team hadden” vertelt Meijer. 

Meijer is onder de indruk van de discipline waarmee het montageteam heeft gewerkt. Alle gedemonteerde stellingen werden nauwkeurig geteld, gebundeld en genoteerd, zodat ze in het nieuwe magazijn snel weer konden worden opgebouwd. “Zes weken lang hebben ze voortdurend gependeld tussen het oude en nieuwe magazijn. Als ze op de ene locatie even niet verder konden, gingen ze op de andere weer verder.”

Sparringpartner

Nu het magazijn volledig in bedrijf is, staat Sunrise Medical nog steeds achter de gemaakte keuzes. De operatie is een flink stuk verbeterd. De inrichting is logischer, de rijafstanden zijn korter en de werkwijze is duidelijker. “We werken niet alleen sneller en efficiënter, maar ook nog eens veiliger. Bovendien hebben we hier weer ruimte om te groeien”, vertelt Meijer, die stiekem alweer nadenkt over nieuwe innovaties. “Wij blijven op zoek naar verbeteringen. We weten nu hoe fijn het is om daarvoor een sparringpartner als SSI SCHÄFER te hebben.”